Рабочая группа ивент-проекта

Отшумели новогодние и рождественские гуляния, убраны елки, игрушки отправлены на склады, ну, а мы сегодня пообщаемся с генеральным директором Агентства маркетинговых коммуникаций «Четыре Пи» Куприяновой Екатериной Валерьевной. Агентство «Четыре Пи» с 2004 года  успешно занимается организацией мероприятий самого различного уровня.

Екатерина Валерьевна, каким для Вас стал этот праздничный сезон?

Предновогодние пара месяцев прошли очень насыщенно и активно. Наше агентство реализовало не только ряд промоушн-акций в традиционных каналах (ритейл, места скопления целевой аудитории и прочих), но и плодотворно потрудилось на праздничной ниве. Мы разрабатывали мероприятия самого различного типа и успешно воплотили их в жизнь.

Давайте с вами обсудим оптимальный состав рабочей группы ивент-проекта для различных форматов. 

Прежде всего, важно понять количество зон ответственности на каждом мероприятии. Условно мы делим каждое мероприятие на части: техническая часть и производство, артисты и персонал.

В техническую часть входит все, что связано с самим названием. А именно:

  • аренда оборудования

  • технические показатели площадки, такие как мощность используемого оборудования и возможности и размеры площадки,  необходимый оптимальный состав светового и звукового оборудования, мониторинг показателей пожарной безопасности и многое другое

  • монтажный процесс

  • оформление и застройка  площадки обычно тесно завязано с производством

Производство включает в себя изготовление декораций, рекламных конструкций, оформительский реквизит, раздаточный материал, пошив костюмов, и прочее, прочее создание материальных, так сказать, благ.

Чаще всего на эту задачу полностью или частично назначается человек, имеющий соответствующую компетенцию и опыт из нашего штатного состава, это чаще всего мой заместитель по техническим вопросам, а также пул  проверенных подрядчиков.

Вторая немаловажная часть успешного праздника это артисты и персонал. На эти задачи ставится второй менеджер и его команда, включающая менеджеров по персоналу, которые занимается подбором, отбором, обучение и контролем всего задействованного на мероприятии персонала. Наше агентство имеет широкую базу артистов. Регулярно мы пополняем ее новыми коллективами, ищем что-то новенькое и интересное. Для промо-задач нами наработана база более 5000 человек, включающая промоутеров, аниматоров, супервайзеров, монтажников, грузчиков, хелперов и всех прочих людей, кто всегда нужен для успешного события.

Над всей этой структурой всегда находимся мы, руководители. Нас двое. И мы чаще всего берем на себя задачи аккаунт-менеджеров.

Сколько проектов одновременно может вести один менеджер? 

Математически это никогда не просчитывается. Потому что мероприятие мероприятию рознь. Обычно исходим из того сколько времени потребуется на подготовку. Успеет ли менеджер справиться с необходимыми задачами, либо ему в помощь нужно выделить еще одного, либо часть задач проще и экономически целесообразно исполнить совместно с малыми праздничными агентствами по подрядной схеме. 

Например, когда клиенту требуется работа передвижных театров, мы исходим из того что ожидается на выходе. Если это готовый отрепетированный спектакль, то в таком случае гораздо надежнее обратиться к театралам и выбрать из их репертуара, чем ставить постановку под мероприятие. Но бывает, что так не получается. Когда клиент ставит нетривиальную задачу или хочет то, чего на рынке еще нет, то мы начинаем творить это сами. Подбираем специалистов, артистов, запускаем репетиционный процесс. В этом случае получается уникальный незаезженный продукт.

Как выстроить идеальную рабочую группу по проекту? 

Есть такое клише «каждому по способностям». Так вот, при построении команды мы исходим из того, что у менеджера и подрядчиков получается лучше всего. К чему лежит душа.  Естественно, нам аккаунтам в этом случае нужно быть универсалами, потому что в один момент идет несколько самых разнообразных процессов: и отрисовка костюмов, и разработка конструктива декораций и разработка сценария, и… и… И все это должно быть на уровне и профессионально. Естественно, приходится прибегать к экспертизе специалистов. Но и самим сплоховать нельзя. Приходится вникать и по жизни быть любознательным человеком. Потому что никогда не знаешь, какие знания тебе пригодятся на следующем мероприятии.

Распределение ролей в рабочей группе. Кто нужен команде? 

Команде, прежде всего,  нужна толковая голова. Когда ответственное лицо рабочей группы владеет организаторскими способностями и тайм-менеджментом, тогда и дело спорится и накладок не будет. 

Конечно же, каждое мероприятие - это уникальный продукт. Никогда не бывает одинаковых событий. Всегда есть нюансы. Даже типовые мероприятия каждый раз прорабатываются как в первый раз. Потому что нельзя в одну воду войти дважды.  Меняются участники, в разные дни даже уровень пробок разный, а это значит нужно учесть даже это. Чтобы все приехали вовремя, чтобы все всё успели и никто ничего не упустил. 

Для успешного управления мы разработали ряд протоколов и внутренних документов, которые позволяют соединить весь поток информации воедино. Каждая рабочая группа четко знает где ее зона ответственности, в какие сроки, в каком месте и в каком составе осуществляются работы.

Отличается ли рабочая группа по ивент-проекту от рабочей группы других BTL инструментов?

Конечно. Прежде всего, это различный темп. Ивент– это очень ограниченное во времени событие. Нет времени на размышления. Если проблема возникает, то ее нужно решать здесь и сейчас. При проведении промо-акций в магазинах и торговых центрах чаще всего есть возможность отработок и адаптаций. Например, со следующего дня клиент может поменять механику и есть целый вечер, чтобы оповестить промо-персонал о завтрашнем дне. А вот на ивенте все происходит молниеносно. Поэтому при большом количестве центров ответственности мы работаем с рациями.

Хотя и в прочих инструментах БТЛ мы всегда крайне ограничены временем, это все равно реакция именно в течение суток. Нет позволительного, во многих иных сферах ,права на раскачку, анализ, размышления и перекладывание документов. Выходной день или рабочий обычно клиент в расчет не берет. У нас менеджеры не имеют возможности  полноценно отключаться в выходные, как это бывает у обычных людей. Мы БТЛ-щики и этим все сказано)) Если монтаж идет ночью, никто не спит. Если акция в выходной день, все также на связи и работают там, где их застиг этот день.

При выполнении скрипта возникла ошибка. Включить расширенный вывод ошибок можно в файле настроек .settings.php