Event-агентство: почему лучше обращаться к профессионалам?
Довольно часто встречается мнение, что провести праздник — дело нехитрое: нашел ведущего, и пусть себе ведет. Однако эта работа весьма непростая. На мероприятиях зритель видит только верхушку айсберга. Все самое сложное спрятано внизу. Стоит только новичку нырнуть в эту глубину, и ему откроется вся краса и сложность ивент-индустрии.
Встречали ли вы нетрезвого Деда Мороза? И не дай Бог встретить)), ибо вы рискуете испортить весь праздник, ну или спасти, если компания соответствует. Шутка. Так вот, новичок может взять номер с Авито, и внешне все будет соответствовать. Но приедет не тот, не в том виде или не туда вообще. Бывает и так. Особенность организации праздников в том, что этот день невозможно повторить. Есть только один шанс. И тут нельзя напортачить. И что же делать? Конечно, обращаться к профессионалам.
Вы скажете: «Но ведь я переплачу, а хочется экономить…»
На что отвечу: никаких переплат! Во-первых, эвент-агентства чаще всего работают именно по рыночным ценам, и с аниматорами/подрядчиками у нас внутренние отношения. И свои оптовые цены. Переплата разве что в небольшой комиссии 10-15%, но эти деньги окупаются с лихвой, потому что вы получаете готовый продукт и веселитесь на мероприятии вместе с остальными, а не кусаете локти в ожидании опаздывающего торта или заблудившегося танцевального коллектива.
Это все лежит на поверхности. Но есть и глубинные причины доверить работу профессионалам. Именно профессионал опытным глазом поймет, хватает ли технической мощности площадки для вашей задачи или выполнены ли условия безопасности при исполнении некоторых шоу, уместится ли все количество гостей в выбранном помещении, есть ли нужное число парковок, соответствует ли меню и многое-многое другое. При ведении крупного мероприятия число составляющих мероприятия позиций может достигать от 100 до 1000. Не каждый даже в голове это уместить в состоянии, не то что проконтролировать и обеспечить. На крупных мероприятиях обычно формируется команда. Каждый член команды отвечает за свою зону. Например, практически каждая организация мероприятия предусматривает наличие профессионального звука. Для этого у ивент агентства есть в базе несколько десятков вариантов это обеспечить. Хочется ли вам организовать праздник в Уфе или за его пределами — под каждую задачу будет сформирован свой пул технических характеристик. И даже если вы хотите провести мероприятие в чистом поле, ивент-агентство подберет для вас нужной мощности генератор, и мероприятие пройдет «на ура!».
Давайте попробуем свести праздник к некому перечню пунктов. Это поможет понять работу ивентора лучше.
Этапы организации праздника
-
Выбор площадки
-
Список необходимого
-
Режиссер и режиссура
-
Составление райдера
-
Репетиция мероприятия
Осматриваем площадку самым придирчивым взглядом. Важно все: от вместимости до эвакуационных выходов.
Прорабатываем возможности площадки, которые есть в наличии, чтобы не везти лишнего и, как следствие, не переплачивать. У площадки подходящее музыкальное оборудование? Отлично. Приглашаем в коммуникацию звукорежиссера, и он оценивает, хватает ли точно базового оборудования. Чаще всего для исполнения режиссерской задумки приходится арендовать дополнительное.
Этот пункт впору ставить самым первым. Однако фантазия художника всегда ограничена возможностями площадки. Поэтому лично я всегда этот процесс параллелю. Потому что хочется все и сразу, а количество площадок ограничено.
Подбираем артистов, сверяем технический и бытовой райдер с тем, что есть. Скорее всего, тут обнаружатся еще дополнительные расходы. Если вы привозите именитых звезд, заложите на непредвиденные расходы. Ведь звезда может заглянуть после самолета в ванну, и тогда вам потребуется очень быстрый водитель для доставки свежевымытого и довольного артиста на место работы. В нашей практике было такое. Нервы заканчивались. Но звезда должна была настроиться на работу. Настроилась. И все прошло очень четко. А мы отделались парой дополнительных седых волос и несколькими передвинутыми экстренно номерами в концертной программе. Конечно, тут и ведущий не должен сплоховать. Готовность к импровизации — это главный отличающий конек профессионала.
Не ленитесь репетировать! Чем сложнее мероприятие, тем точнее нужно продумывать детали.
Есть, безусловно, еще с десяток пунктов, и об этом мы обязательно поговорим дальше. Ну, а если у вас мероприятие уже есть, и вы в мыслях, кому передать организацию в Уфе, то мы с радостью поможем Вам в этом. Пишите!